MANAJEMEN WAKTU
DALAM PELAYANAN KEPERAWATAN
Latar Belakang
Manajemen adalah proses merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan. Keberhasilan
sebuah organisasi dalam mencapai tujuan organisasi, tergantung kepada seluruh komponen
yang terlibat didalamnya, yang berinteraksi secara timbal balik untuk mencapai
tujuan organisasi.
Dalam suatu rumah sakit, keberhasilan organisasi ini
mencapai tujuan salah satunya ditentukan oleh pelayanan keperawatan. Dengan
pelayanan keperawatan yang terorganisir dengan baik maka diharapkan dapat
memberikan pelayanan keperawatan yang prima yang akhirnya dapat meningkatkan
kualitas pelayanan kesehatan khususnya pelayanan keperawatan..
Dewasa ini, dengan semakin berkembangnya ilmu
pengetahuan dan teknologi khususnya dibidang keperawatan, maka tuntutan
profesionalisme semakin meningkat. Hal ini mengakibatkan beban kerja staf
keperawatan yang semakin tinggi sementara waktu kerja sangat terbatas.
Sehubungan dengan hal tersebut maka pengelolaan waktu dalam pelayanan
keperawatan khususnya di rumah sakit adalah penting sekali
Tujuan Manajemen Waktu dalam
Pelayanan Keperawatan
Efektifitas pelayanan keperawatan sangat ditentukan
oleh kemampuan seorang manajer dalam melakukan pengelolaan yang tepat tentang
penggunaan waktu kerja. Adapun tujuan manajemen waktu dalam pelayanan
keperawatan adalah melakukan perencanaan dan pengorganisasian waktu secara
efektif yang memungkinkan terselenggaranya asuhan keperawatan langsung kepada
klien (meliputi : pengkajian, keperawatan, diagnosa keperawatan, perencanaan
keperawatan, pelaksanaan dan evaluasi asuhan), pendokumentasian, konsultasi dan
kolaborasi, proses transasksi, transportasi, administrasi, pelayanan departemen
lain, dan lain-lain.
Prinsip Dasar Manajemen Waktu
Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka
diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih
berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang
penting diperhatikan :
- Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas
- Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain.
- Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait
Tiga kategori prioritas waktu
- Jangan dikerjakan
- Kerjakan Nanti
- Kerjakan Sekarang
Tabel 1 Kategori Prioritas Waktu
NO
|
Kategori Prioritas Waktu
|
|
Kategori
|
Karakteristik
|
|
1.
|
Jangan Dikerjakan
|
|
2.
|
Dikerjakan Nanti
|
Alasan penundaan tugas :
|
3.
|
Dikerjakan Sekarang
|
a. Kebutuhan staf
b. Kebutuhan peralatan
c. rapat
|
B. Faktor Penghambat Manajemen Waktu
Efektif
- Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)
- Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah)
- Deadline membuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > < Deadline menolong menyusun rencana dan prioritas daftar yang akan dikerjakan.
- Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
2.
Perfeksionis
- Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)
- Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung mengerjakan tugas secara berulang-ulang
- Dapat dicegah dengan menyusun standar kerja
3 . Tidak Mampu membuat prioritas
- Tidak bisa ‘memboboti’ / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan berat – ringannya pekerjaan.
- Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis
- Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.
Disamping
faktor penghambat, manajemen waktu efektif juga dapat berhubungan dengan
‘penyitaan’ waktu yang dapat menghambat produktifitas kerja. ‘Penyita’ waktu
dapat terjadi secara internal maupun eksternal sebagai berikut :
1.
Penyita Waktu secara Internal
- Sifat suka menunda pekerjaan
- Perencanaan kurang baik
- Gagal menetapkan tujuan dan sasaran
- Tidak mampu mendelegasikan
- Tidak mampu mengatakan tidak
- Terlalu banyak ‘krisis’
- Terburu-buru
- Ragu-ragu / tidak pasti
- Kebijakan pintu terbuka
2.
Penyita Waktu Secara Eksternal
- Telepon
- Sosialisasi
- Rapat-rapat
- Kurang informasi
- Komunikasi terbatas
- Kurang umpan balik
- Kurang adekuat penjelasan kebijakan / prosedur
- Bawahan tidak kompeten
- Sistem penyimpanan informasi jelek
- Kertas kerja dan membaca
C. Teknik Mengelola Waktu
1. Komitmen pribadi
untuk perbaikan
- Memutuskan apa yang tidak perlu dikerjakan
- Belajar mengatakan tidak
- Mencatat bagaimana waktu digunakan
- Merencanakan penggunaan waktu
- Menghindari pemicu penggunaan waktu yang tidak efektif
- Kenali waktu utama dari diri sendiri
- Buat program blok waktu
- Mengatur ruang kerja
- Buat catatan untuk diri sendiri : “Patut dibaca” atau “Tidak Perlu”
- Menghambat gangguan waktu kerja (misal : tamu tiba-tiba) dengan mengoptimalkan waktu utama.
- Mengatur pertemuan :
- Mulai tepat waktu
- Berakhir tepat waktu
- Buat agenda dan bagikan
- Kehadiran hanya yang diperlukan
- Kumpulkan informasi sebelum pertemuan
- Tepati agenda dan hindari interupsi
- Batasi jumlah waktu untuk agenda tertentu
- Atur lingkungan
- Hal-hal yang membutuhkan komunikasi satu arah, di ketik dan dibagikan
- Hasil rapat dibagikan tidak terlalu lama sesudah rapat.
- Mengatur orang dengan pendelegasian yang tepat
- Menghindari penyita waktu
D. ‘Tips’ Manajemen Waktu Efektif
- Buat ‘log’ waktu (harian, mingguan, bulanan)
- Berfokus pada ‘segera mulai’ sambil memperhitungkan tujuan yang akan dicapai
- Antisipasi hal-hal yang tidak terencana
- Mengorganisasikan pekerjaan tulis menulis :
- Yang perlu dipasang atau dibuang
- Kebijakan / peraturan mudah terlihat
- Setiap lembar kerja hanya ditangani sekali
3. Gunakan
sumber-sumber dengan bijaksana
- IPTEK dapat meningkatkan komunikasi
- Manual, standar prosedur tidak dimasukkan dalam komputer
- Informasi rutin dimasukkan kedalam buku atau komputer
- Gunakan waktu yang ada hanya untuk tatap muka
4. Menganggap
positif dan memperhatikan kebutuhan personal
- Untuk rileks, luangkan waktu untuk jalan-jalan
- Untuk ‘space’ di antara pekerjaan
5. Belajar
mengatakan ‘tidak’
- Tidak merasa bersalah jika menolak pekerjaan ekstra
- Berprinsip menambah pekerjaan jika pekerjaan yang ada bisa dikurangi
- Pilih pertemuan yang harus dihadiri (misal : pengambilan keputusan, atau kepentingan yang lebih luas)
6. Lakukan
pertemuan efektif
- Buat agenda dan patuhi agenda
- Tepat waktu untuk mulai dan akhir
- Tidak ada atau hindari interupsi
7. Mulai dan
Akhiri waktu kerja secara tepat waktu
- Prioritaskan tugas setiap hari
- Tidak terlalu ‘perfek’ dalam menyelesaikan tugas
- Tidak membuang-buang waktu sehingga membawa pekerjaan ke rumah
E. Penutup
Profesionalisme kerja dapat dimulai dengan cara
bagaimana mengelola waktu secara efektif. Seorang manajer yang efektif adalah
seorang manajer yang tahu dan mampu bagaimana merencanakan dan
mengorganisasikan pekerjaan secara tepat sehingga dapat mencapai hasil kerja
yang memuaskan baik bagi pelaku maupun pengguna jasa. Dalam bidang pelayanan
keperawatan, oleh karena beban kerja perawat yang tinggi dan jumlah waktu yang
terbatas, maka pengelolaan waktu yang efektif sangat diperlukan agar dapat
meningkatkan kualitas kerja perawatan yang pada akhirnya dapat memberikan
kepuasan bagi klien dan perawat sendiri.